ugyvitel.cegmenedzser.hu
Ügyfélszolgálat (+36) 1 814 7885

Vezetői információs rendszer

Munkafolyamat kezelése
A gyakran ismétlődő, egy tevékenységhez vagy projekthez kapcsolódó feladatsorokat, technológiai folyamatokat alkotó munkafázisokat, egymásra épülő bonyolult vagy összetett tevékenységeket lehet előre meghatározni, és a megfelelő pillanatban automatikusan létrehozni az éppen aktuális következő feladatot. Nincs több kihagyott vagy elfelejtett fontos lépés az üzleti és termelési folyamatokban.

Feladat rögzítése
A létrehozott WF-t alkotó egyes feladatokat egyesével lehet definiálni a modulban. Pár kattintással és néhány adat megadásával gyorsan lehet létrehozni az egyes üzleti folyamatokat alkotó feladatok listáját, és azok összefüggéseit. Az előre beparaméterezett feladatokat a program automatikusan hozza létre, méghozzá akkor, amikor arra szükség van. Sorvezetőként segíti a dolgozókat a munkájukban, és rengeteg időt takarít meg az adminisztráció gyorsításával.

Munkafázis kiválasztása
A cikktörzsben nyilvántartott munkafázisok közül kiválaszthatjuk az elvégzendő feladatot. Az elvégzendő feladatként kiválasztott munkafázis adatait, paramétereit felhasználja a WF, így a jogosultságokat, árakat, normaidőket, megkönnyítve ezzel a pontos tervezés folyamatát.

Dolgozó hozzárendelése
A modulban a dolgozó törzsben szereplő dolgozót lehet hozzárendelni a feladathoz. A hozzárendelt dolgozó naptárjában és CRM-feladatlistájában fog megjelenni az adott feladat. Mindig annak a dolgozónak kerül a feladatlistájába az adott tevékenység, aki felelős érte. Ha az adott dolgozót helyettesítik, akkor pár kattintással minden aktuális WF-feladatát át lehet adni a helyettesnek. Valamint a később létrejövő feladatokat is a beállított dolgozó helyettesének hozza létre a program.

Munkakör hozzárendelése
A modulban a rendszerben definiált munkakörhöz tudjuk a feladatot rendelni. A WF futtatásakor a létrejövő feladat mindig a munkakört betöltő dolgozó CRM-feladatai között fog megjelenni. Ha nem tudjuk pontosan, ki fogja elvégezni az adott feladatot, akkor elég csak munkakörhöz (amely lehet vezető beosztás is) rendelni. Így mindig lesz felelőse az adott feladatnak.

Partner kiválasztása
A modul használatával a feladathoz partnert is tudunk kapcsolni a partnertörzsből. Így a feladathoz hozzárendelt partnerrel kapcsolatos CRM-események listájába kerül a feladat. A partnert nem kötelező kiválasztani WF létrehozásakor, elég a WF futtatásakor feladatonként vagy csoportos kezeléssel mindegyik feladathoz kiválasztani. Ha egy feladat elvégzéséhez szükség van egy partnerre (másik cég, ügyfél, beszállító stb.), akkor annak kiválasztásával minden fontos adata is elérhetővé válik. Ezáltal nem kell azokat keresgélni vagy újra rögzíteni. Így mindig tudjuk, kivel kell elvégeztetni a létrejött feladatot.

Prioritás beállítása
Megadható a feladat prioritása 0 fokozatú skálán.

Konkrét határidő, időpont megadása
A feladat határidejének megadhatunk konkrét dátumot is. A rendszeresen adott napon ismétlődő (pl.: számlázás, riportozás, adminisztrálás stb.) vagy előre meghatározott dátumokon elvégzendő feladatok mindig szem előtt lesznek.

Relatív határidő, időpont megadása
A modul segítségével a feladat határidejét vagy időpontját megadhatjuk a megelőző eseményt követő idő beállításával. Meghatározhatjuk, hogy a megelőző feladatok elvégzését követően mennyi idővel később kell elvégezni a következő feladatot.

Időráfordítás megadása
A létrejövő feladat elvégzéséhez szükséges időráfordítást lehet megadni a modulban. Így a dolgozó naptárjában ezt az időt fogja bevezetni a program. Ezáltal a dolgozók időbeosztását pontosabban lehet előre tervezni, mivel tudni lehet, melyik feladat mennyi időt vehet igénybe. A feladat elvégzésekor rögzített valós időráfordításból pedig látni lehet, hogy a tervezetthez képest milyen eltérések alakultak ki. Ezután már csak döntés kérdése, hogy a normaidőkön kell-e változtatni, vagy a munkavégzés hatékonyságán.

Mérföldkő kiválasztása
Projekthez kapcsolódó WF esetében megadhatjuk, hogy a projekt melyik mérföldkövéhez tartozik a feladat. Az egyes munkafolyamatok projektek részei is lehetnek, ezt a kapcsolatot a mérföldkövekkel lehet definiálni.

Feladat leírása
A modulban részletes leírást adhatunk a feladathoz. Minden egyéb olyan információt is rögzíteni lehet, ami az adott feladathoz kapcsolódik.

Függőségek beállítása
A modulban beállíthatjuk, hogy milyen eset(ek)ben jöjjön létre az adott feladat a hozzá beállított paraméterekkel. Ezek az esetek lehetnek pl. valamely megelőző feladat(ok) elvégzése, vagy a feladathoz hozzáadott kérdésekre adott megfelelő válasz. Több feltétel esetén meghatározható a feltételek közötti logikai kapcsolat (és/vagy) is. A projekttervezéshez hasonlóan meghatározhatjuk, hogy az egyes munkafázisok hogyan kövessék egymást, melyeket lehet egymással párhuzamosan végezni, és melyeket csak egymás után. Egy feladatnak több másik is lehet az előfeltétele. Létrehozhatunk rendszeresen ismétlődő feladatokat is.

Kérdések és válaszopciók hozzáadása 
A feladathoz kérdéseket, a kérdésekhez válaszlehetőségeket adhatunk, amelyeket a feladat elvégzésekor kell majd megválaszolni. A következő feladat létrehozása történhet a kérdésre adott válaszoktól függően is. Az egyes feladatok előfeltétele nemcsak feladatok elvégzése lehet, hanem a feladat elvégzésének eredménye is. Meghatározhatjuk, hogy melyik eredmény esetén melyik feladat következzen. Például minőségellenőrzés, szervizelés, hibajavítás, beszerzés… Így a WF segítségével tervet lehet készíteni minden előforduló esetre.

Workflow másolása
A kész WF-ból kiindulva a másolás segítségével készíthetünk új WF-t. Rengeteg időt takaríthatunk meg azzal, hogy a már létrehozott WF-kat lemásolhatjuk, és csak azt a részét módosítjuk, amiben eltérés van. Így rugalmasan és gyorsan lehet megváltoztatni vagy hatékonyabbá tenni, átszervezni a meglévő munkafolyamatokat, amivel gyorsabban lehet reagálni a megváltozott igényekre.